납기 지연 대부분은 협력사의 문제라기보단 협력사에 제공되는 정보가 여러 군데로 나뉘고 흩어져 있어 진행 상황이 매뉴얼대로 보이지 않는 구조에서 발생합니다.
발주 양식 통일, 납기 확정일 기록, 중간 점검 시점에 매뉴얼이 확실하게 정립되어 있다면 상당 부분은 미리 발견됩니다.
한마디로 전화, 카톡, 엑셀 등 다양한 플랫폼을 통해 따로 관리하던 발주와 입고 예정을 한곳에 모아 처리한다면 빠르게 대응 처리가 가능합니다.
납기가 밀리는 진짜 이유
납기가 밀리기 시작하면 보통 협력사에 전화를 거는 경우가 많습니다.
하지만 막상 원인을 찾아보면 발주처에서 문제가 발생하는 경우도 많습니다.
도면이 최신본이 아니었거나, 수량이 중간에 바뀌었는데 전달이 안 됐거나, 납기일을 서류상이 아닌 구두로 확인한 경우입니다.
지연을 줄이려면 사람을 다그치기보다 발주부터 입고까지의 흐름을 제일 먼저 점검해야 합니다.
발주·납기 지연을 줄이는 6가지
1. 발주서 양식을 하나로 통일한다
메일, 카톡, 전화로 처리하는 발주서는 나중에 무엇을 주문했는지 찾기 오래 걸리거나 어렵습니다. 품목, 수량, 단가, 납기일, 도면 버전을 한 장에 담은 양식을 정하고, 모든 발주는 그 양식으로만 처리하세요.
2. 납기는 요청일과 확정일을 분리해서 기록한다
우리가 원하는 날짜는 항상 협력사와 조율해야 합니다.
만약 날짜 차이가 발생한다면, 각각의 날짜를 따로 적어두시는 걸 추천드립니다.
따로 관리하게 되면 발주 시점에 어긋나기 시작한 문제 건도 바로 알 수 있고, 지연이 누구 쪽 문제인지도 명확해집니다.
3. 납기 전에 중간 점검 과정을 거친다
납기 당일에 확인하면 이미 늦습니다. 리드타임의 절반 지점이거나 납기 3~5일 전에 진행 상황을 확인하는 날을 미리 정해두세요. 원자재 수급 문제나 공정 지연이 미리 파악돼야 대체 방안을 찾을 시간이 생깁니다.
4. 자주 늦는 협력사와 품목을 데이터로 본다
"그 업체는 늘 늦더라"라는 부분은 느낌이 아니라 최근 6개월 납기 준수율을 협력사별, 품목별로 뽑아보세요. 늦는 원인이 업체인지, 특정 품목인지, 우리의 발주 시점인지 구분이 명확해지면 대책을 세우기 수월합니다.
5. 안전재고와 발주점을 정한다
재고가 바닥난 뒤에 급하게 발주하면 납기는 구조적으로 늦어질 수밖에 없습니다. 자주 쓰는 자재는 최소 재고와 발주점을 정하고, 리드타임이 긴 품목은 먼저 발주 주기를 정하셔야 합니다.
6. 발주, 입고 예정, 재고를 한곳에서 본다
발주는 메일에, 입고 예정은 엑셀에, 재고는 창고 담당자 머릿속에 있으면 생산팀은 자재가 언제 입고되는지 확인할 길이 없습니다. 세 가지 정보가 한 화면에서 이어져야 생산 일정도 현실적으로 계획을 잡을 수 있습니다.
우리 회사 납기 관리 점검표
모든 발주가 정해진 양식으로 나가고 있다
납기 요청일과 협력사 확정일을 따로 기록한다
납기 전 중간 점검일이 정해져 있다
최근 6개월 협력사별 납기 준수율을 알고 있다
주요 자재의 안전재고와 발주점이 있다
발주·입고 예정·재고를 생산팀이 바로 볼 수 있다
지연이 생기면 영향받는 수주를 바로 찾을 수 있다
자주 묻는 질문
납기 준수율은 어떻게 계산하나요?
기간 내 입고된 발주 건 중 확정 납기일 이내에 들어온 건의 비율로 계산합니다. 요청일이 아니라 협력사가 약속한 확정일을 기준으로 해야 협력사별 비교가 공정해집니다.
협력사가 많지 않아도 시스템이 필요한가요?
협력사 수보다 발주 건수와 품목 수가 기준입니다. 같은 정보를 메일과 엑셀에 반복해 적고 있거나 입고 예정일을 사람이 기억해야 한다면 규모와 상관없이 정리가 필요합니다.
납기가 늦는 협력사는 바꿔야 하나요?
먼저 데이터를 확인해 보세요. 특정 품목에서만 늦거나, 우리의 발주 시점이 늦었던 경우라면 업체를 바꿔도 같은 문제가 반복됩니다. 원인이 업체에 있다고 확인된 뒤 결정해도 늦지 않습니다.
닷코는 이렇게 처리합니다
닷코는 발주, 입고, 생산, 물류, 회계로 흩어진 제조 데이터를 하나의 흐름으로 잇습니다.
협력사 발주와 입고 예정을 한곳에서 보고 처리하며 지연이 생기기 전에 미리 확인할 수 있습니다.
오류 없이 빠르게 업무 처리를 하고 싶은 중소 제조기업이라면 상담받기를 통해 문의사항을 남겨주세요.